Decreto n.º 155/2013, de 27 de diciembre, por el que se crea y regula el Registro Contable de Facturas de la Comunidad Autónoma de la Región de Murcia.

I. Comunidad Autónoma

1. Disposiciones Generales

Consejo de Gobierno

18575

Decreto n.º 155/2013, de 27 de diciembre, por el que se crea y regula el Registro Contable de Facturas de la Comunidad Autónoma de la Región de Murcia.

La adecuada gestión económica en un entorno de restricciones financieras como el actual y los principios de estabilidad presupuestaria y de control del déficit público, previstos en la Ley Orgánica 2/2012, de 27 de abril, de Estabilidad Presupuestaria y Sostenibilidad Financiera, exigen a las administraciones públicas disponer de un sistema contable que ofrezca información suficiente y adecuada para verificar su situación financiera y la observancia de los requerimientos acordados en la normativa europea en esta materia.

Una buena gestión de las finanzas públicas, por tanto, determina la necesidad de conocer en todo momento el volumen real del gasto en el que incurren las administraciones públicas, estableciéndose para ello normas y procedimientos contables que garanticen la integridad de los sistemas de recopilación y tratamiento de datos.

Junto a ello, la reciente aplicación de mecanismos extraordinarios de pago a proveedores ha puesto de manifiesto la necesidad de establecer un sistema centralizado de registro contable de facturas que permita disponer, en cualquier momento, de una información real, puntual y completa de las obligaciones que, por distintos motivos, no hubieran podido ser reconocidas ni, por tanto, aplicadas al presupuesto del ejercicio corriente a pesar de tratarse de bienes o servicios efectivamente recibidos en el mismo.

La disposición final séptima de la Ley 11/2013, de 26 de julio, de medidas de apoyo al emprendedor y de estímulo del crecimiento y de la creación de empleo, ha introducido una Disposición Adicional Trigésima Tercera en el Texto Refundido de la Ley de Contratos del Sector Público estableciendo con carácter básico la obligación del contratista de presentar la factura que haya expedido por los servicios prestados o bienes entregados ante el correspondiente registro administrativo a efectos de su remisión al órgano administrativo o unidad a quien corresponda la tramitación de la misma.

Asimismo, la reciente Ley de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público, aprobada por el Congreso de los Diputados el día 19 de diciembre de 2013, tiene como una de sus finalidades declaradas la creación de un registro contable de facturas gestionado por el órgano que tenga atribuida la función contable, que habrá de estar en funcionamiento a partir del 1 de enero de 2014, facilitando el seguimiento de las mismas y el fortalecimiento de los órganos de control interno al otorgarles la facultad de poder acceder a la documentación contable en cualquier momento.

Con esta finalidad se concibe la presente disposición, en virtud de la cual se crea un Registro contable de facturas centralizado, que ofrecerá, en cada momento, la cifra real de las obligaciones remitidas para su pago por la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de la Región de Murcia, entendida esta en los términos de lo dispuesto en el artículo 3.2 del Texto Refundido de la Ley de Contratos del Sector Público, permitiendo con ello mejorar la calidad del control del gasto público y el grado de acierto de la política presupuestaria.

Tal Registro contable de facturas se concibe como un libro registro de carácter auxiliar de la contabilidad, en tanto que la información que en él se refleje por las unidades gestoras, y una vez que se compruebe la adecuación del servicio o prestación realizada por el proveedor, va a vincularse con el procedimiento de ejecución del gasto en el momento del pago.

Conscientes de que la situación económica actual desaconseja el crecimiento de las estructuras administrativas con la consecuente inflación de órganos y asunción de nuevo personal, y haciendo uso de las posibilidades que nos brindan las nuevas tecnologías, se ha optado por aprovechar las infraestructuras de relación con el ciudadano ya existentes, de manera que sin necesidad de crear nuevos órganos se consiga satisfacer esta nueva demanda.

Así, se va a desarrollar una herramienta informática de manejo sencillo que va a servir de soporte al Registro contable de facturas en la cual, y de modo resumido, las unidades de recepción de facturas –que son cualesquiera de las unidades integradas en el Sistema Unificado de Registro de la Administración Regional- cuando reciban una factura o documento equivalente van a realizar el apunte de los datos básicos de la factura en la aplicación. Tal anotación se realizará, o bien directamente sobre la aplicación que dé soporte al Registro contable de facturas, o bien en el sistema informático que da soporte al Sistema Unificado de Registro de la Administración Regional, que de forma automatizada transferirá la información introducida a la primera. Dentro de esta se habrán establecido los correspondientes esquemas que dirijan el flujo de la documentación hacia el órgano responsable del encargo realizado, que va a completar la información relativa al expediente administrativo de que deriva, y dará, en su caso, la conformidad con la prestación ejecutada, momento en el que se procederá a realizar la tramitación conducente al abono de la obligación asumida y su reflejo en el sistema de información contable de la entidad.

En su virtud, a propuesta del Consejero de Economía y Hacienda, de acuerdo con el Consejo Jurídico de la Región de Murcia, y previa deliberación del Consejo de Gobierno, en la reunión del día 27 de diciembre de 2013,

Dispongo:

Artículo 1. Objeto y ámbito de aplicación.

1. La presente disposición tiene por objeto la creación y regulación del Registro contable de facturas de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de la Región de Murcia.

2. Se crea el Registro contable de facturas de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de la Región de Murcia, que forma parte del sistema de información contable de la misma.

3. El Registro estará soportado por una aplicación informática, denominada TRAMEL-REGISTRO DE FACTURAS, que tendrá la consideración de aplicación corporativa y será de uso obligado por todas las Consejerías y Organismos Autónomos de la Comunidad Autónoma de la Región de Murcia, pudiendo ser adoptada voluntariamente por las restantes entidades incluidas en el ámbito de aplicación de este Decreto, previo examen de la viabilidad técnica de tal adopción por parte de la Dirección General de Patrimonio, Informática y Telecomunicaciones.

4. La regulación prevista en la presente disposición será de aplicación a todas las entidades vinculadas o dependientes de la CARM que reúnan las condiciones del artículo 3.2 del Texto Refundido de la Ley de Contratos del Sector Público.

5. Serán obligatoriamente objeto de inscripción en el Registro contable de facturas todas las facturas que tengan por destinatario alguno de los entes indicados en el párrafo anterior, salvo que correspondan a prestaciones por importe igual o inferior a 5.000 euros realizadas a centros docentes dotados de autonomía de gestión económica conforme al Decreto 1/2003, de 17 de enero.

Artículo 2. Definiciones.

A los efectos de lo establecido por el presente decreto se utilizan las siguientes definiciones:

a) Registro administrativo de presentación: registro administrativo de los previstos en el artículo 38 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, en que el proveedor presente la factura por los servicios prestados o bienes entregados.

b) Unidad de recepción de facturas: cualquier unidad integrada en el Sistema Unificado de Registro de la Administración Regional, salvo que se trate exclusivamente de registros de salida, ante la que se presente una factura o documento sustitutivo, y que realizará en la aplicación informática que dé soporte al registro contable de facturas la anotación inicial de la misma reflejando los datos indicados en el artículo 7 de este decreto.

c) Registro contable de facturas: libro registro en soporte informático encargado, en su función de libro auxiliar de la contabilidad, de reflejar las facturas presentadas por los proveedores por los servicios prestados o bienes entregados, indicar su estado de tramitación y relacionar tal información con la contenida en el sistema de información contable de la entidad.

d) Órgano responsable de la tramitación económica: son las unidades administrativas a las que corresponde la tramitación del reconocimiento de la obligación, en tanto que son las destinatarias de los bienes, servicios o suministros que se reflejan en las facturas. Les corresponderá realizar las actuaciones indicadas en el artículo 7.2 y las subsiguientes necesarias para proceder al reconocimiento de la obligación que se pretende.

Artículo 3. Responsabilidad funcional, tecnológica y administrativa.

1. La responsabilidad funcional del Registro contable de facturas se atribuye a la Intervención General de la Comunidad Autónoma de la Región de Murcia, a quien corresponderá la definición general de la operatoria del mismo, así como la determinación de la interrelación de éste con el sistema de información contable.

2. A la Dirección General de Patrimonio, Informática y Telecomunicaciones, como órgano directivo encargado de ejercer las competencias relativas a las aplicaciones informáticas corporativas le corresponderá dar soporte técnico a la implantación del Registro construyendo y manteniendo la aplicación sobre la que va a funcionar el mismo, de acuerdo con los criterios señalados por la Intervención General de la Comunidad Autónoma de la Región de Murcia.

3. Serán responsables administrativos de las Unidades de recepción de facturas los órganos de las que dependan funcionalmente, a los que corresponderá la gestión, anotación e inscripción de información en los mismos.

Artículo 4. Presentación de las facturas.

El proveedor que haya expedido factura por los servicios prestados o bienes entregados a cualquiera de los sujetos enumerados en el artículo 1.4 de este Decreto, conforme a lo dispuesto en la Disposición adicional trigésima tercera del Texto Refundido de la Ley de Contratos del Sector Público tendrá la obligación de presentar los originales de las mismas o sus documentos sustitutivos ante la Unidad de recepción de facturas correspondiente al órgano de contratación, preferentemente, ante cualquier unidad integrada en el Sistema Unificado de Registro de la Administración Regional o ante un registro administrativo en los términos previstos en el artículo 38 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, en el plazo de treinta días desde la fecha de entrega efectiva de las mercancías o la prestación de servicios.

Artículo 5. Obligatoriedad de la anotación.

1. La anotación en el Registro contable de facturas es requisito necesario para la tramitación del reconocimiento de la obligación derivado de las prestaciones realizadas.

2. Cualquier factura o documento sustitutivo emitido por terceros debe ser objeto de anotación en el Registro contable de facturas con carácter previo a su remisión al órgano responsable del reconocimiento de la obligación económica que tal factura o documento pretende acreditar.

3. En el documento contable que materialice el reconocimiento de la obligación que la factura suponga, se reflejará necesariamente su anotación en el Registro contable de facturas, así como la fecha de la factura y la fecha a partir de la cual se computará el plazo para el abono, en su caso, de intereses de demora, en los términos del artículo 8 de este decreto.

Artículo 6. Funciones de las Unidades de recepción de facturas.

Se atribuye a las Unidades de recepción de facturas, el ejercicio de las siguientes funciones:

a) La recepción de facturas o documentos sustitutivos expedidos por los proveedores, con la entrega a éstos del correspondiente justificante en el que figurará la fecha de la recepción de tal documentación, así como un código identificativo que permita al interesado el seguimiento del estado de tramitación de la misma por medios informáticos, electrónicos o telemáticos. En los supuestos en que la factura se haga llegar a la Unidad de recepción proveniente de un Registro administrativo no integrado en el Sistema Unificado de Registro de la Administración Regional, el referido justificante podrá ser retirado de la Unidad de recepción en el plazo de un mes por el interesado. De lo contrario se enviará al centro destinatario de la prestación para su archivo en el expediente administrativo.

b) La anotación en los correspondientes asientos de entrada de los datos a que se refiere el artículo siguiente. Tal anotación se realizará, o bien directamente sobre la aplicación que dé soporte al Registro contable de facturas, o bien en el sistema informático que da soporte al Sistema Unificado de Registro de la Administración Regional, que de forma automatizada transferirá la información introducida a la primera. En el supuesto de que la factura sea presentada en un registro integrado en el Sistema Unificado de Registro, el mismo acumulará las funciones propias de registro de presentación y unidad de recepción de facturas.

c) La anotación, en su caso, de los correspondientes asientos de salida relativos a las facturas registradas que hayan sido devueltas al proveedor por no ser conformes o adolecer de algún defecto que impida su tramitación y que hayan tenido entrada a través de un Registro administrativo no integrado en el Sistema Unificado de Registro de la Administración Regional.

d) Cuando la factura haya tenido entrada en un Registro administrativo integrado en el Sistema Unificado de Registro de la Administración Regional, la anotación del asiento de salida se realizará, cuando sea técnicamente posible, de forma preferente por la unidad orgánica responsable de la tramitación del reconocimiento de la obligación. En el asiento de salida se dejará constancia, al menos, de la fecha en que se realiza, y el motivo por el que se procede a la devolución.

Artículo 7. Anotación de las facturas.

1. Sin perjuicio de otros datos o requisitos que puedan resultar obligatorios por aplicación del Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, se anotarán en el Registro contable de facturas en el momento de su presentación los datos que se citan a continuación, que habrán de constar en las facturas presentadas o en la documentación adjunta a las mismas:

a) Número y, en su caso, serie de la factura.

b) Fecha de la factura.

c) Número de Identificación Fiscal atribuido por la Administración española o, en su caso, por la de otro estado miembro de la Unión Europea, con el que ha realizado la operación el obligado a expedir la factura.

d) Nombre y apellidos, razón o denominación social completa del expedidor de la factura.

e) Importe total facturado.

f) Departamento al que se dirige, especificándose la unidad administrativa que solicitó la prestación.

2. El resto de los datos o requisitos que establece el Real Decreto 1.619/2012, de 30 de noviembre, serán anotados por la unidad administrativa a la que corresponda la tramitación del reconocimiento de la obligación, que, en todo caso, deberá indicar la partida presupuestaria a la que debe aplicarse el gasto.

Artículo 8. Fecha de anotación y fecha a efectos de intereses de demora.

1. En el Registro contable de facturas se reflejará la fecha de anotación de cada factura o documento sustitutivo, así como la fecha que haya de tomarse en consideración como inicio del cómputo del plazo de pago a los efectos del cálculo, en su caso, de los intereses de demora.

2. La determinación de cual sea esta segunda fecha se hará en los términos establecidos en el artículo 216.4 del Texto Refundido de la Ley de Contratos del Sector Público.

3. El sistema informático que dé soporte al Registro contable de facturas deberá garantizar que ambas fechas se reflejen adecuadamente en el sistema de gestión contable de la entidad.

Artículo 9. Devolución de facturas.

1. En el supuesto de que las unidades que solicitaron la prestación no se muestren conformes con la misma, o con alguno de los extremos de la factura o documento sustitutivo, las devolverán al proveedor, previa anotación de tal devolución en el Registro contable de facturas. En el expediente administrativo del gasto de que se trate se archivará copia de la comunicación de devolución efectuada a través del registro de salida pertinente.

2. El mismo procedimiento se seguirá en el supuesto de solicitud de anulación de una factura ya presentada que habrá de ser instada por el presentador de la misma.

Artículo 10. Responsabilidades.

Los titulares de los distintos departamentos y el personal al servicio de la Comunidad Autónoma de la Región de Murcia que, con dolo, culpa o negligencia graves, incumplan la obligación de anotación de las facturas presentadas por los proveedores en el referido Registro contable de facturas, y que por tal motivo ocasionen con ello un perjuicio económico a la Hacienda Pública Regional, se sujetarán a las responsabilidades civiles, penales o disciplinarias que procedan de acuerdo con las leyes.

En particular, en el momento en que, con ocasión de la tramitación de un expediente, tengan en su poder alguna factura cuya presentación no se haya realizado a través de registro, habrán de proceder a su entrega inmediata en una Unidad de recepción de facturas, para su inscripción.

Artículo 11. Supervisión y control.

1. Sin perjuicio de las funciones atribuidas a la Inspección General de la Dirección General de Función Pública y Calidad de los Servicios, los órganos de control en las Consejerías, Organismos Autónomos y restantes entidades incluidas en el ámbito de aplicación del presente decreto revisarán, en el marco del Plan Anual de Control Financiero y con la periodicidad que éste determine, la información anotada en el Registro contable de facturas, de manera que pueda verificarse, por un lado, mediante las oportunas comprobaciones formales y materiales que procedan, que las facturas que figuran inscritas responden a obligaciones reales de pago, y por otro, mediante la utilización de técnicas de auditoría como la confirmación directa de saldos con los proveedores, que en el mismo consta información completa y correcta de todas aquellas obligaciones pendientes de pago.

2. De los resultados de tales comprobaciones se dejará constancia en los informes de control financiero o auditoría de los referidos organismos y entes.

DISPOSICIONES ADICIONALES

Disposición adicional primera. Compatibilidad de sistemas informáticos.

Se velará por que los datos obrantes en el Registro de Facturas y que se consideren pertinentes, puedan ser incorporados al sistema de gestión contable SIGEPAL de forma automatizada, así como a otras herramientas de tramitación electrónica de procedimientos. Se velará asimismo porque exista la adecuada compatibilidad entre el sistema que dé soporte al Registro Contable de facturas y el propio de los registros administrativos, de manera que se facilite el intercambio automatizado de información.

Disposición adicional segunda. Actuaciones conducentes al uso de la factura electrónica en las relaciones entre la CARM y sus proveedores.

Antes de 15 de enero de 2015 se deberán habilitar los medios técnicos que permitan dar cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 4 “Uso de la factura electrónica en el sector público” de la Ley de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el sector público.

Disposición adicional tercera. Creación del fichero de datos de carácter personal “Registro Contable de Facturas de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de la Región de Murcia”.

Se crea el fichero de datos de carácter personal “Registro Contable de Facturas de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de la Región de Murcia” con las características indicadas en el Anexo I a este Decreto.

La modificación o supresión de lo determinado en el referido Anexo se podrá instrumentar mediante Orden del Consejero de Economía y Hacienda.

DISPOSICIONES TRANSITORIAS

Disposición transitoria primera. Registro de facturas en las restantes entidades del Sector Público.

En la Administración General de la CARM, sus Organismos Autónomos, Servicio Murciano de Salud e Instituto de Fomento de la Región de Murcia entrará en funcionamiento un registro de facturas con las características indicadas en el presente decreto como máximo el día 1 de enero de 2014.

Las restantes entidades que a efectos de contabilidad nacional se encuentren sectorizadas como sector público regional y a la fecha de publicación de la presente norma no tengan establecido un registro de facturas propio, deberán regularlo e implementarlo en un plazo de 3 meses desde la entrada en vigor de este Decreto.

En todo caso la regulación habrá de ser compatible con la reflejada en esta disposición con las singularidades propias de cada sujeto, debiendo permitir la obtención de los datos de forma que sea posible su tratamiento informático y comunicación electrónica.

La información del Registro de facturas en estas entidades será accesible por la Intervención General para el cumplimiento por ésta de las competencias que tiene atribuidas.

Disposición transitoria segunda. Carga de información de facturas preexistentes.

Se anotarán en el Registro de Facturas que se crea con el presente decreto todas aquellas facturas o documentos sustitutivos obrantes en poder de la administración pública de la CARM, cuyo reconocimiento de la obligación se encuentre pendiente en la fecha de entrada en vigor del presente decreto, instrumentándose para ello, en los casos que sea posible un procedimiento automatizado de carácter interno para la carga de esta información.

DISPOSICIÓN FINAL

Disposición final única. Entrada en vigor.

El presente decreto entrará en vigor el día 1 de enero de 2014.

Dado en Murcia, 27 de diciembre de 2013.—El Presidente, Ramón Luis Valcárcel Siso.—El Consejero de Economía y Hacienda, Juan Bernal Roldán.

ANEXO I:

Creación del fichero de datos de carácter personal “Registro Contable de Facturas de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de la Región de Murcia”.

1. En cumplimiento de lo previsto en el artículo 20 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, se crea el fichero de datos de carácter personal “Registro Contable de Facturas de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de la Región de Murcia”, dependiente de la Consejería de Economía y Hacienda, en los términos y condiciones indicados en la citada Ley y en el Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, que la desarrolla.

2. El titular del Órgano Administrativo Responsable del fichero regulado en este Decreto, adoptará las medidas necesarias para asegurar que los datos de carácter personal contenidos en los ficheros se usen para la finalidad para la que fueron recogidos, así como para hacer efectivos los derechos, obligaciones y garantías reconocidos en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, y en el Real Decreto 1720/2007 de 21 de diciembre, de desarrollo de la citada ley orgánica.

3. Los interesados cuyos datos de carácter personal estén incluidos en el fichero regulado en este Decreto, podrán ejercer los derechos de acceso, rectificación, oposición y cancelación de datos, mediante escrito dirigido al Órgano Responsable del mismo.

4. El titular del Órgano Administrativo Responsable del fichero regulado en este Decreto, advertirá expresamente a los cesionarios de los datos y a los encargados de tratamiento, si los hubiere, de su obligación de dedicarlos exclusivamente a la finalidad para la que se ceden, de acuerdo con lo regulado en los artículos 4.2, 11.5 y 12 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, y en los artículos 8, 20 y concordantes, del Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre.

5. De acuerdo con lo establecido en el artículo 12 de la ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, si se realizan tratamientos de datos de ficheros públicos de la CARM por “encargados de tratamiento”, se deben suscribir los correspondientes contratos con el “Órgano Responsable” del fichero en los términos del citado artículo 12.

6. El fichero de datos de carácter personal “Registro Contable de Facturas de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de la Región de Murcia” tendrá el siguiente contenido:

1. Nombre del fichero: “Registro Contable de Facturas de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de la Región de Murcia”, nombre abreviado “RCF-CARM”.

2. Finalidad del fichero: anotación de las facturas recibidas en la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de la Región de Murcia, bien mediante recepción automática desde un registro electrónico, o por captura de determinados datos de la factura en papel; validación por la oficina receptora de las facturas recibidas; distribución de las mismas a los órganos gestores a través de sus unidades tramitadoras, a efectos de tramitar, si procede, el procedimiento de conformidad con la entrega del bien o la prestación del servicio realizada por quien expidió la factura y proceder al resto de actuaciones relativas al expediente de reconocimiento de la obligación; y control de la morosidad en el pago de las facturas.

3. Origen y procedencia de los datos: los aportados por el tercero en la propia factura o documento sustitutivo equivalente, así como en la documentación que la acompañe.

4. Colectivo o categorías de interesados: terceros de las facturas, proveedores de bienes o prestadores de servicios a la Administración Pública de la CARM.

5. Tipos de datos, estructura y organización del fichero y sistema de tratamiento utilizado: Se recogerán los siguientes datos personales:

1.º Datos del emisor/proveedor: Código de identificación fiscal, Nombre y apellidos o denominación social, Dirección.

2.º Datos de persona de contacto (en su caso): Nombre y apellidos, Teléfono, Fax, Correo electrónico y URL.

El sistema de tratamiento de los datos será automatizado.

6. Cesión o comunicación de datos: los datos serán comunicados a los Órganos gestores de la Administración Regional a efectos de la conformidad de las mismas y tramitación de los expedientes de reconocimiento de la obligación, comunicación periódica de datos a la Agencia Estatal de Administración Tributaria para la verificación del cumplimiento de las obligaciones tributarias y de facturación, y comunicación de datos al Tribunal de Cuentas a efectos del desarrollo de sus funciones como superior órgano fiscalizador de las Administraciones Públicas.

7. Transferencia internacional de datos a países terceros: No contiene transferencias de datos a países terceros.

8. Medidas de seguridad: Las medidas de seguridad exigibles son de nivel básico.

9. Órgano responsable del fichero: División de Dirección, Planificación y Gestión de la Contabilidad de la Intervención General de la Consejería de Economía y Hacienda.

10. Servicio o Unidad para el ejercicio de los derechos de acceso, rectificación, oposición o cancelación de datos personales: División de Dirección, Planificación y Gestión de la Contabilidad de la Intervención General de la Consejería de Economía y Hacienda, sita en Planta 2.ª, Edificio administrativo Teniente Flomesta, Paseo Teniente Flomesta n.º 3, C.P.: 30071, Murcia.

7. La modificación o supresión de lo determinado en esta disposición se podrá instrumentar mediante Orden del Consejero de Economía y Hacienda