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Fuente Álamo de Murcia
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5853	Aprobación definitiva del Reglamento del Archivo Municipal.
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Habiéndose aprobado inicialmente por el Ayuntamiento Pleno en sesión celebrada el día 19 de diciembre de 2002, el Reglamento del Archivo Municipal, y finalizado el periodo de exposición pública sin que se hayan presentado reclamaciones, el mismo se considera definitivamente aprobado, publicándose a continuación el texto íntegro de dicho Reglamento, en cumplimiento de lo preceptuado en el artículo 70.2 de la Ley 7/1985, de 2 de abril, Reguladora de las Bases del Régimen Local, entrando en vigor una vez transcurrido el plazo previsto en el artículo 65.2 de dicho texto legal.
REGLAMENTO DEL ARCHIVO MUNICIPAL
Preámbulo
El presente Reglamento se ha formulado con el conjunto de principios, procedimientos y disposiciones, cuyo cumplimiento afecta y obliga tanto al Archivo Municipal de Fuente Álamo como a todos sus usuarios, es decir, trabajadores de todas las oficinas, servicios y dependencias municipales, órganos de gobierno, ciudadanos e investigadores. Se pretende facilitar el acceso siguiendo unos criterios de transparencia y eficacia administrativa, pero al mismo tiempo protegiendo la intimidad de las personas y garantizando la conservación de los documentos que forman parte de la historia del municipio.
Conviene destacar la actitud abierta hacia la investigación que se propone en el Reglamento. Creemos que el Archivo Municipal debe ser accesible a los investigadores y , siempre y cuando vengan acreditados por una Universidad o Entidad de reconocido  prestigio científico, o bien personas físicas con una trayectoria investigadora reconocida y se comprometan a cumplir los requisitos que se especifican más adelante.
ARTICULADO
Capítulo I
Disposiciones generales
Artículo 1. Archivo: Definición.
1.1.- El Archivo Municipal está integrado por el conjunto orgánico de los documentos resultantes de las funciones y actividades desarrolladas por su Ayuntamiento, cualquiera que sea su fecha, lenguaje, modo de expresión y soporte material.
1.2.- Se entiende por documento toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluidos los soportes informáticos.
Artículo 2. Funciones del Archivo Municipal.
2.1.- El Archivo Municipal es un bien de dominio público en función de lo establecido en el Reglamento de Bienes de las Entidades Locales (R.D. 1372/1986 de 13 de junio), ya que conserva y custodia el patrimonio documental del Ayuntamiento.
2.2.- El Archivo Municipal es, asimismo, un Servicio General de la Administración Municipal, cuya principal función es la sistematización de la gestión documental del Ayuntamiento desde la creación del documento hasta su conservación histórica, recibiendo, organizando, buscando que sean los documentos los que presten un servicio a la propia institución y a los ciudadanos.
2.3.- Las funciones de este servicio se desarrollarán conforme a lo regulado en el presente Reglamento, y en su defecto, a lo establecido en la Ley 7/1985 de 2 de abril, de Bases de Régimen Local; el R.D. legislativo 781/1986 de 18 de abril; el R.D. 2586/1986 de 28 de noviembre; la Ley 16/1985 de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español; Ley 30/1992 de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común; Ley 6/1990 de 11 de abril, de Archivos y Patrimonio Documental de la Región de Murcia y demás normativa estatal o autonómica vigente sobre la materia.  
Artículo 3. Patrimonio Documental Municipal.
3.1.- Forman parte del Patrimonio Documental del Ayuntamiento todos los documentos producidos y recibidos en el ejercicio de sus funciones por: 
a) Todos los órganos de Gobierno y de la Administración General del Ayuntamiento.
b) Las personas jurídicas en cuyo capital participe mayoritariamente el Ayuntamiento, así como las personas privadas, jurídicas o físicas, gestoras de servicios públicos en el Municipio, en cuanto a los documentos que genere la gestión de dichos servicios.
c) Las personas físicas que desempeñen cargos públicos en cualquiera de los órganos de los apartados anteriores.
d) Las personas físicas al servicio del Ayuntamiento.
Igualmente forman parte del Patrimonio Documental Municipal todos los documentos que, aún no siendo estrictamente municipales, por su origen, ingresen en el  Archivo Municipal por donación, compra o legado.
3.2.- Toda persona que desempeñe funciones políticas o administrativas en la Administración Municipal estará obligado a entregar los documentos que haya generado en razón de su cargo al cesar en sus funciones, conforme al artículo 54.1 de la Ley 16/1985 de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español.
3.3.- Todas las Fundaciones, Patronatos, Servicios, Empresas Municipales o cualesquiera otras personas jurídicas vinculadas al Ayuntamiento de Fuente Álamo o emanadas de él, cuya desaparición o disolución jurídica estuviera prevista y cuyos archivos no sean traspasados o entregados a un nuevo organismo que asuma las competencias y funciones de la entidad desaparecida, podrán disponer el depósito de su documentación, debidamente organizada y relacionada, en el Archivo Municipal.
El Archivo Municipal custodiará y organizará estos fondos, respetando en todo momento su unidad de origen, la estructura orgánica de los mismos y las condiciones de acceso público dispuestas en esta norma.
Artículo 4. Adscripción y dirección de Archivos.
4.1.- El servicio de Archivo se adscribe a la Concejalía de Cultura, sin perjuicio de las atribuciones que tiene conferidas la Secretaría General, según disposiciones reglamentarias, y deberá tener la autonomía que le es propia por su especialidad funcional.
Capítulo II
Del ingreso de los documentos en el Archivo
Artículo 5. Transferencia y Recepción de documentos.
5.1.- El personal del Archivo Municipal tiene como misión la recogida, organización, conservación, servicio y difusión de los documentos producidos y recibidos por su Ayuntamiento.
5.2.- Periódicamente los distintos negociados y dependencias del Ayuntamiento remitirán su documentación al Archivo, ateniéndose a las siguientes normas.
5.3.- Se determina la permanencia de la documentación en los diferentes negociados y dependencias municipales durante un periodo de cinco años, siendo el responsable de la misma el jefe de Negociado o de la oficina que la custodie. Se establece el primer semestre del año como periodo de transferencias. Cualquier modificación de esta norma deberá ser acordada entre el Negociado y el Archivo.
5.4.- Cumplido el plazo de custodia de los documentos en los archivos de gestión de las distintas unidades municipales, plazo que la Ley establece en 5 años desde la fecha de inicio de cualquier trámite, el Archivo Municipal recibirá todos los documentos tramitados que le remitan las distintas oficinas productoras de los mismos, acompañados siempre de la Hoja de Remisión de fondos por triplicado (según modelo Anexo I), debidamente cumplimentada en los términos que establezca el artículo 179 del Reglamento de Organización, Funcionamiento y Régimen Jurídico de las Entidades Locales.
5.5.-  Las Oficinas municipales deberán remitir los documentos al Archivo Municipal en perfecto estado: ordenados, paginados o foliados y eliminando previamente fotocopias y duplicados inútiles.
5.6.- Todos los ingresos quedarán registrados en el Libro General de Entradas, realizado a partir de las Hojas de Remisión.
5.7.- El personal del Archivo Municipal, a petición del jefe de Negociado podrá asesorar sobre la clasificación y la ordenación de las series documentales para su adecuada remisión al Archivo.
5.8.- La remisión de fondos, cuyo orden por negociados se habrá acordado previamente con el Archivo, deberá ser notificada por escrito al menos con una semana de antelación.
5.9.- El Archivo Municipal podrá rechazar todos aquellos envíos que no cumplan los requisitos señalados.
Capítulo III
De la clasificación, descripción y selección de los documentos
Artículo 6. Clasificación y descripción.
6.1.- Los documentos recibidos en el Archivo Municipal serán objeto de todas las operaciones técnicas precisas para su correcta descripción.
Artículo 7. Selección y expurgo.
7.1.- La selección de documentos para su conservación en el Archivo Municipal o la eliminación de los inservibles, se realizará mediante la aprobación del Ayuntamiento Pleno, a propuesta del Archivero y tras los informes pertinentes a los responsables de las oficinas productoras y de acuerdo con la legislación vigente.
7.2.- Se procurará evitar la proliferación de duplicados, minutas, circulares repetidas, fotocopias y documentos auxiliares en los archivos de oficina que dificulten y entorpezcan las tareas cotidianas, ocupando innecesariamente espacio.
Capítulo IV
De la conservación de los documentos
Artículo 8. Edificio e instalaciones del Archivo Municipal.
8.1.- El lugar destinado para Archivo Municipal estará situado en el edificio de la Casa Municipal de Cultura u otro edificio que para tal efecto se acondicione.
Asimismo, el Archivo Municipal tendrá tres zonas perfectamente diferenciadas: 
- Zona de trabajo, con oficinas y espacios para los Archiveros.
- Sala de consulta para los ciudadanos, investigadores y administradores.
- Zona de depósito o  lugares destinados a la instalación y conservación física de los documentos. 
8.2.- Los locales que se destinen al Archivo Municipal deberán reunir las condiciones necesarias que garanticen la perfecta conservación de los documentos.
Se tendrá en cuenta: el grado de humedad relativa del aire, la temperatura, los índices de polución, la luz, la no proliferación de insectos. Además se adoptarán medidas técnicas para la extinción y prevención de incendios y robos.
Artículo 9. Reproducciones.
9.1.- Se procurará la reproducción a través de fotocopias y, en su día, disco óptico, de aquellos documentos más solicitados al Archivo Municipal. Y, para los que su naturaleza o estado de conservación hagan recomendable no utilizar documentos originales, se recurrirá a las microformas, eligiendo la más indicada para cada tipo de documento.
Artículo 10. Conservación y Restauración.
10.1.- El archivero asesorará sobre las calidades de los soportes documentales en prevención de su mejor conservación. 
10.2.- Igualmente, propondrá la adopción de las medidas oportunas para la restauración de documentos deteriorados.
Capítulo V
Del acceso y servicio de los documentos
Artículo 11. La consulta.
11.1.- Los ciudadanos tienen derecho a la consulta de los documentos conservados en el Archivo Municipal.
11.2.- Las limitaciones a este derecho no son otras que las derivadas de la naturaleza de los documentos, de su estado de conservación o de las impuestas por la  legislación vigente.
11.3.- La consulta de documentos se regirá por el procedimiento establecido en las Normas de Acceso elaboradas a este respecto.
11.4.- De todas las consultas quedará constancia en el Archivo mediante la Hoja de Consulta (véase anexo II).
Artículo 12. Préstamo de documentos.
12.1.- Los documentos del Archivo Municipal sólo podrán ser prestados a los trabajadores de los Servicios Municipales y a los miembros de la Corporación, en los términos establecidos en los artículos 14, 15 y 16 del Reglamento de Organización, Funcionamiento y Régimen Jurídico de las Entidades Locales.
12.2.- Para que el préstamo pueda realizarse, es necesario cumplimentar siempre la Hoja de Préstamo, (según modelo del Anexo III).
12.3.- Todos los préstamos quedarán registrados en el Libro Registro de Préstamos a efectos estadísticos.
12.4.- Los documentos prestados deberán devolverse al Archivo Municipal en el plazo máximo de tres meses y en perfecto estado. Sólo en casos excepcionales podrá ampliarse este plazo, previa petición razonada al Archivo Municipal.
12.5.- Anualmente el Archivero informará a la Alcaldía sobre las infracciones realizadas en este sentido, y reclamará a los distintos responsables los incumplimientos de este plazo.
12.6.- Los documentos del Archivo Municipal sólo podrán salir de las dependencias municipales en los siguientes casos:
a) Cuando sean requeridos por los Tribunales de Justicia, salvo las Actas Capitulares.
b) Cuando se acuerde su reproducción a través de microformas, caracteres magnéticos, disco óptico o cualquier tipo de soporte que se realice fuera de las dependencias municipales.
c) Para ser encuadernados cuando los formatos de los documentos así lo requieran.
d) Para ser sometidos a procesos de restauración.
e) Para la realización de exposiciones.
En estos casos se adoptarán las medidas necesarias para garantizar la seguridad y la adecuada conservación de los documentos, así como el reintegro de los mismos al Archivo Municipal. 
12.7.- De todo documento original remitido a los Tribunales de Justicia o a cualquier organismo público, se dejará una copia o fotocopia autorizada en el Archivo Municipal, según lo dispuesto en el artículo 171.2 del Reglamento de Organización y Funcionamiento de las Entidades Locales.
12.8.- Las solicitudes de copias reprográficas se realizarán por escrito y serán atendidas, siempre y cuando el Archivo Municipal disponga de los medios técnicos adecuados para realizarlas, previo abono de las tasas correspondientes, salvo que, por medidas preventivas de la conservación del documento no proceda realizar dichas copias. 
Artículo 13. De las clases de documentos.
13.1.- A los efectos de servicio, (préstamo y consultas), los documentos se clasifican en: documentos de libre acceso y documentos de acceso restringido.
13.2.- Son documentos de libre acceso: 
a) Los documentos sujetos en su transmisión al Derecho Administrativo, siempre que correspondan a procedimientos terminados y que no contengan datos que afecten a la seguridad o defensa del Estado, averiguación de delitos o la intimidad de las personas.
b) Los documentos que aún conteniendo datos que afecten a la intimidad de las personas, tengan una antigüedad de cincuenta años sobre la fecha del documento, o de veinticinco contados a partir de la muerte del titular si esta fecha es conocida.
12.3.- Son documentos de acceso restringido: 
a) Los documentos no sujetos en su tramitación al Derecho Administrativo como: 
- Correspondencia de la Alcaldía, de carácter o contenido político no administrativo.
- Actas de reuniones de trabajo de los distintos grupos políticos.
- Documentos auxiliares de la gestión.
b) Todos los documentos que contengan datos que puedan afectar a la intimidad de las personas, a la seguridad y defensa del Estado o a al averiguación de delitos.
Algunas series documentales que pertenecen a este apartado son: 
- Exámenes y currículum incluidos en los expedientes de selección de personal.
- Expedientes disciplinarios.
- Expedientes personales.
- Expedientes de Quintas.
- Expedientes de recursos.
- Expedientes de salud laboral.
- Expedientes sancionadores.
- Expedientes de solicitudes de ayudas asistenciales.
- Hoja de toma de datos a efectos estadísticos.
- Informes de la Policía Local cuando aparecen nombres de personas físicas o jurídicas en relación con un delito, o se detalla una situación familiar o socioeconómica.
- Informes sociales. 
- Partes médicos.
- Padrón municipal de habitantes.
- Padrones de Rentas.
- Partes de la Policía Local.
- Partes de Baja.
c) Documentos de carácter nominativo que no contengan datos relativos a la intimidad de las personas, pero sí de sus intereses materiales como:
- Expedientes de actividades económicas.
- Expedientes de estudios de detalle.
- Expedientes de licencias de apertura.
- Expedientes de licencias de obras.
- Expedientes de planes parciales. 
- Expedientes de proyectos de urbanización.
Artículo 14. Del acceso a los documentos.
14.1.- El acceso a los documentos, contemplados en el artículo13.3.a), queda reservado a las oficinas, funcionarios o miembros de la Corporación para quienes resulte necesaria la consulta de los mismos por entrar directamente en el ámbito de sus competencias.
14.2.- El acceso a los documentos, contemplados en el artículo 13.3.b), reservado a los titulares de los mismos y a las oficinas, funcionarios o miembros de la Corporación que, o bien intervinieron en su tramitación, o bien tengan competencia directa en la materia que traten los mismos. Si se trata de miembros de la Corporación, las únicas limitaciones de acceso serán las que establezca la legislación vigente.
14.3.- El derecho de acceso a los documentos contemplados en el artículo 13.3.c), podrá ser ejercido además del titular, por terceros que acrediten interés legítimo y directo. El acceso a estos documentos será libre para las oficinas municipales, funcionarios y miembros de la Corporación, siempre y cuando lo hagan en el ejercicio de sus competencias. Este acceso podrá ser denegado de acuerdo con el artículo 37.4 de la Ley 30/1992.
14.4.- Si alguno de los expedientes incluidos en el artículo 13.3.c), de este Reglamento contuviese documentos como: expedientes sancionadores, expedientes de denuncia, recursos o cualquier otro con datos de carácter personal, deberán ser retirados del expediente solicitado como objeto de consulta, antes de ser mostrado al solicitante.
14.5.- Se considera que tienen interés legítimo y directo en la consulta de los expedientes de solicitud de licencia de obras, de actividades económicas, proyectos de urbanización, de parcelaciones y estudios de detalle las siguientes personas: 
- Propietarios actuales.
- Propietarios potenciales.
- Inquilinos o arrendatarios.
- Presidentes de comunidades de vecinos.
- Propietarios de edificios o comercios colindantes.
- Técnicos que actúen en nombre de los anteriores.
Artículo 15. Procedimiento de acceso a los documentos por parte de los ciudadanos.
15.1.- Los ciudadanos que deseen consultar documentos del Archivo Municipal deberán manifestarlo por escrito, en el Registro General del Ayuntamiento, en instancia dirigida al Alcalde acreditando su identidad y el motivo de la consulta.
15.2.- Las solicitudes serán resueltas en el acto por la Jefatura del Servicio, y las que por su complejidad no puedan ser resueltas en el acto, lo serán dentro del plazo de quince días, por el Sr. Alcalde o Concejal Delegado del servicio.
15.3.- Los impresos de solicitud de documentos o información al Archivo Municipal obrarán en poder de este servicio, que los facilitará a los interesados.
15.4.- Para consultar un documento de carácter nominativo, no siendo titular del mismo, el ciudadano solicitante de la consulta presentará al Archivo Municipal un documento que acredite el interés legítimo de la consulta.
15.5.- Cuando los documentos del Archivo Municipal hayan sido microfilmados o procesados en otros tipos de soporte, las consultas se harán preferentemente sobre éstos, a fin de proteger los originales de los daños que puedan causar la manipulación y uso frecuentes. 
15.6.- Para la obtención de copias se cumplimentará el recibo correspondiente y se abonarán las tasas estipuladas en la Ordenanza Municipal pertinente.
Artículo 16. Procedimiento de acceso a los documentos por parte de los trabajadores de las oficinas municipales.
16.1.- Las oficinas municipales podrán acceder a los documentos del Archivo Municipal a través del doble servicio: consulta y préstamo. Para lo cual será preceptiva la cumplimentación de la Hoja de Préstamos o de Consulta.
16.2.- Cada oficina municipal podrá solicitar la consulta de los documentos por ella tramitados y transferidos al Archivo Municipal, y de los documentos clasificados como de libre acceso.
16.3.- Para consultar o recibir información de documentos de acceso restringido, tramitados y transferidos al Archivo Municipal por otras oficinas, se deberá manifestar el motivo de su necesidad, tanto en el caso de las consultas como en el de préstamos.
Artículo 17. Procedimiento de acceso a los documentos por parte de los miembros de la Corporación.
17.1.- El acceso a los documentos por parte de los miembros de la Corporación está regulado en los artículos 14, 15 y 16 del Reglamento de Organización, Funcionamiento y Régimen Jurídico de las Entidades Locales.
17.2.- Los miembros de la Corporación podrán acceder a los documentos y a la información en ellos contenida a través del doble servicio: la consulta y el préstamo; para lo cual deberán cumplimentar al igual que los demás usuarios la Hoja de Préstamos o la de Consulta.
17.3.- El acceso a los documentos de carácter nominativo por parte de los miembros de la Corporación, no relacionados con asuntos de su competencia o no tratados por los órganos colegiados de los que forman parte, podrá denegarse o permitirse a través de resolución motivada del Sr. Alcalde, según lo dispone el artículo 14 del Reglamento de Organización, Funcionamiento y Régimen Jurídico de las Entidades Locales.
Artículo 18. Procedimiento de acceso a los documentos por parte de los investigadores. 
18.1.- De acuerdo con la Ley 30/92, de 18 de noviembre, cuando los solicitantes sean investigadores que acrediten  un interés histórico, científico o cultural relevante, podrán realizar petición específica  sobre la materia objeto  de investigación.
18.2.- Para la obtención de copias se cumplimentará el recibo correspondiente y los investigadores abonarán las tasas estipuladas en la Ordenanza Municipal pertinente.
18.3.- No obstante, de los  documentos de acceso restringido no se facilitarán copias. 
18.4.- Los requisitos para la consulta de documentos por parte de los investigadores quedarán reflejados en la ficha de investigadores (ver Anexo V).
18.5.- En cualquier caso, el acceso se hará mediante carta de presentación de una Universidad o Entidad de reconocido prestigio. En el caso de investigadores independientes deberán presentar también carta de presentación, exponiendo la finalidad de su estudio. Los investigadores deberán entregar copia de cada trabajo realizado, que pasará a formar parte del fondo bibliográfico del Archivo Municipal.
18.6.- La documentación sólo podrá consultarse en la sala habilitada al efecto.
18.7.- No se permitirá la entrada al depósito de documentos si no es con autorización del archivero y en compañía del personal del Archivo.
18.8.- Asimismo, los investigadores estarán obligados a respetar el horario y las normas de funcionamiento del Archivo Municipal.
18.9.- El acceso a los documentos y su información podrá ser denegado según lo previsto en el artículo 37.4 de la Ley 30/92.
Artículo 19. Procedimiento de acceso a los documentos por parte de otras Administraciones.
19. 1.- El acceso a los documentos municipales por parte de otras Administraciones está regulado por el artículo 4.2 de la Ley 39/92.
19.2.- En lo relativo a la consulta de datos sujetos al secreto estadístico, se regulará por el artículo 15 de la Ley 7/89, de 9 de mayo, de la Función Estadística Pública.
Capítulo VI
Del régimen interno del Archivo
Artículo 20. Las normativas de los instrumentos de organización y de descripción.
20.1.- El archivero deberá proponer a los Órganos Municipales la aprobación de las normas internas de organización y descripción de las series. La aplicación de las mismas se hará tanto en el Archivo Municipal Central como en los Archivos de Gestión de las distintas oficinas municipales.
Deberán tenerse en cuenta los manuales de Tipología Documental publicados por la Comunidad Autónoma de la Región de Murcia.
20.2.- Los instrumentos de Organización y Descripción del Archivo Municipal son: los Cuadros de Clasificación propios del Archivo Municipal, la Norma ISAD (G), Manuales de Tipología, ficheros, índices, inventarios, guías y catálogos.
Capítulo VII
Del Archivo Municipal y su relación con la historia, 
la cultura y la investigación
Artículo 21. El Archivo y la Cultura.
21.1.- Los fondos documentales que guardan los Archivos Municipales deben estar íntimamente relacionados con la investigación y la cultura. Las limitaciones al uso sólo podrán establecerse en todo aquello que se relacione con la seguridad y defensa del Estado, la averiguación de delitos y la intimidad de las personas.
21.2.- El Ayuntamiento potenciará la publicación de instrumentos de información y la descripción de los fondos documentales del Archivo, asimismo se encargará de promover exposiciones, conferencias, actos y cursos con el fin de acercar el Archivo Municipal a los ciudadanos y dar a conocer, las raíces y el pasado de su ciudad. 

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