¿ O C ¿ Cartagena
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17253 Aprobación definitiva del Reglamento de
Funcionamiento del Servicio de Archivo Municipal.
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Expuesto al público el acuerdo de aprobación inicial del
Reglamento de Funcionamiento del Servicio de Archivo
Municipal, adoptado en la sesión ordinaria celebrada por el
Pleno del Ayuntamiento de Cartagena el día 15 de septiembre
de 1998, publicado en el «Boletín Oficial de la Región de
Murcia» (BORM) de 21 de octubre de 1998, y no habiéndose
presentado alegaciones en el plazo establecido al efecto,
dicha aprobación se entiende elevada a definitiva,
publicándose el texto íntegro tal y como se expone abajo, de
conformidad con el artículo 70, apartado 2, de la Ley 7/1985,
de 2 de abril, reguladora de las Bases de Régimen Local.
REGLAMENTO DEL SERVICIO DE ARCHIVO MUNICIPAL
DE CARTAGENA
CAPÍTULO I
DISPOSICIONES GENERALES
Artículo 1. Definición
1. El Servicio de Archivo Municipal es un servicio público
de carácter administrativo, especializado en la gestión y el
tratamiento de la documentación, y en su custodia y divulgación.
El Servicio de Archivo Municipal administra, custodia y divulga el
patrimonio documental que forma el Archivo Municipal.
2. El Servicio de Archivo Municipal depende, en cuanto a
titularidad y gestión, del Ayuntamiento de Cartagena y figura
adscrito al órgano determinado en el organigrama municipal,
con la autonomía necesaria para el cumplimiento de sus
especiales funciones.
3. El Servicio de Archivo Municipal está integrado
funcionalmente por los siguientes órganos:
a) Los archivos de gestión
b) El archivo administrativo
c) El archivo histórico
4. El Ayuntamiento garantiza el mantenimiento y la
promoción de este Servicio y, de acuerdo con la legislación
vigente, le atribuye las competencias siguientes: organizar y
difundir el patrimonio documental municipal, garantizar el
derecho a la información, facilitar la investigación y, velar por
la salvaguarda del patrimonio documental del término
municipal.
Artículo 2.º Del Archivo Municipal y del Patrimonio
Documental que lo integra
1. El Archivo está formado por el conjunto orgánico de
documentos de cualquier época y soporte material, producidos
o recibidos por el Ayuntamiento en el ejercicio de sus
funciones, así como los provenientes de personas físicas o
jurídicas -públicas o privadas- que los hayan cedido a éste.
2. A estos efectos, se entiende por «documento» toda
expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier
expresión gráfica, sonora o en imagen, independientemente de
la fecha, recogida en cualquier tipo de soporte material,
incluidos los informáticos. Se excluyen de esta definición los
ejemplares no originales de ediciones, los cuales formarán
parte de la Biblioteca Auxiliar del Archivo, cuyas normas de
funcionamiento acompañan a este reglamento.
3. Constituye el patrimonio documental del Ayuntamiento
el conjunto de documentos producidos, recibidos o reunidos,
en el ejercicio de sus funciones por:
a) Todos los órganos de gobierno y de la administración
general del Ayuntamiento.
b) Las personas jurídicas en cuyo capital participe
mayoritariamente el Ayuntamiento, así como las personas
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privadas, físicas o jurídicas, gestoras de servicios públicos en
el municipio, en cuanto a los documentos generados en la
gestión de dichos servicios y que, previo informe del Archivero
Municipal, aprueba el órgano municipal correspondiente.
c) Las personas físicas que desempeñen cargos públicos
en cualquiera de los órganos de los apartados anteriores.
d) Las personas físicas al servicio del Ayuntamiento.
e) El Ayuntamiento mediante legado histórico o
adquisición a terceros.
4. Toda persona que desempeñe funciones políticas o
administrativas en la Administración municipal, está obligada a
entregar los documentos que haya generado en razón de su
cargo, al cesar en sus funciones.
Asimismo todas las fundaciones, patronatos, servicios y
empresas vinculadas al Ayuntamiento, deberán transferir al
Servicio de Archivo Municipal periódicamente la
documentación que le afecte, debidamente organizada y
relacionada.
Artículo 3. Las funciones del Servicio de Archivo
1. De acuerdo con las competencias establecidas en el
apartado 4 del artículo 1 de este reglamento, las funciones del
Servicio de Archivo Municipal comprenden:
a) La gestión documental
b) El acceso a la documentación
c) La protección y difusión del patrimonio documental
2. La gestión documental incluye:
a) Analizar e identificar la documentación administrativa.
b) Establecer normas reguladoras de clasificación,
ordenación y tratamiento de la documentación, durante su
gestión administrativa en los diferentes órganos auxiliares y
departamentos de la Administración Municipal y controlar su
aplicación.
c) Establecer criterios y normas para las transferencias y
el ingreso de documentación en el Archivo Municipal.
d) Efectuar las propuestas de conservación y eliminación
de documentación, de acuerdo con las leyes y normas vigentes.
e) Marcar directrices para la correcta instalación de los
documentos y establecer las condiciones idóneas que han de
cumplir los locales de depósito.
f) Contribuir a la eficacia de la Administración Municipal
mediante la elaboración de inventarios, catálogos, índices,
repertorios y otros instrumentos de descripción documental
que agilicen las búsquedas de documentos.
3. El acceso a la documentación exige:
a) Establecer las condiciones del préstamo de
documentos para su consulta en las dependencias
municipales y mantener un registro de documentos prestados.
b) Poner a disposición del público los instrumentos de
descripción documental para facilitar el acceso de los usuarios
a la documentación.
c) Garantizar el acceso y la consulta de la documentación
a los investigadores, estudiosos y ciudadanos en general, en
las condiciones determinadas por las leyes y normas en vigor.
4. La protección y difusión del patrimonio documental
implica:
a) Promover la difusión del patrimonio documental del
Ayuntamiento mediante exposiciones, publicaciones,
conferencias, servicios didácticos y demás actividades
encaminadas a mostrar y divulgar dicho patrimonio
documental, que forma parte del patrimonio histórico de la
ciudad.
b) Estimular la protección del patrimonio documental del
término municipal, mediante propuestas de adquisición,
donación o depósito y luchar contra su expolio, sin perjuicio de
las atribuciones que la Ley otorga a la Comunidad Autónoma.
5. Para el desarrollo de sus funciones, el Servicio de
Archivo Municipal deberá disponer de los medios y recursos
adecuados y suficientes. Las zonas de trabajo y de depósito de
documentación se consideran de acceso restringido y no
podrán acceder a ellas las personas ajenas al Servicio, a
menos que vayan acompañadas por algún miembro de su
personal o en caso de fuerza mayor.
CAPÍTULO II
DEL PERSONAL
Artículo 4. El Servicio de Archivo Municipal dispondrá del
personal técnico y auxiliar adecuado y suficiente, el cual
desempeñará las funciones acordes con su categoría.
Artículo 5. El Archivero Municipal
1. El Archivero municipal es el jefe del Servicio de
Archivo Municipal, sin perjuicio de que sobre él recaigan,
además, responsabilidades directivas de otros servicios. Sus
funciones son las siguientes:
a) Impartir las directrices para la gestión, tanto del
Archivo administrativo como del histórico.
b) Supervisar el funcionamiento de los archivos de
gestión, tanto de los órganos centralizados como
descentralizados.
c) Diseñar el conjunto del sistema archivístico, regulando
y planificando toda la actividad archivística.
d) Proponer la aprobación o elaboración de normas y
reglamentos de funcionamiento y controlar su aplicación.
e) Ejercer la función inspectora, tanto para los aspectos
estrictamente técnicos como para los de equipamiento y
edificios destinados a archivo.
2. El archivero municipal, a petición del interesado, podrá
emitir certificaciones y copias autenticadas de documentos
depositados en el Archivo Municipal.
3. Las funciones del archivero municipal previstas en este
reglamento podrán ser delegadas total o parcialmente en otras
personas del Servicio, de manera temporal.
4. El archivero municipal podrá proponer cualquier
medida que considere necesaria y que no esté prevista en este
reglamento, para mejorar el funcionamiento del Servicio.
Artículo 6. El Jefe del Archivo
El jefe del Archivo Municipal tiene las funciones
siguientes:
a) Dirigir técnica y administrativamente el Archivo.
b) Asistir al Archivero en sus funciones, asesorándolo en
las decisiones que afecten al Archivo.
c) Aplicar las normas técnicas y reglamentarias que
afecten al Archivo.
d) Dirigir y supervisar los trabajos técnicos.
e) Efectuar aquellas tareas que el Archivero estime
oportuno delegar en él, de manera temporal o permanente.
Artículo 7. El responsable de los archivos de gestión
Ejercerá las siguientes funciones:
a) Asistir técnica y administrativamente al Jefe del
Archivo y al Archivero en todo lo relacionado con los archivos
de gestión, de acuerdo con las directrices y orientaciones
técnicas fijadas por ellos.
b) Coordinar con los responsables de los distintos
servicios las tareas relacionadas con los archivos de gestión.
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c) Aplicar las normas técnicas y reglamentarias relativas
a los archivos de gestión.
d) Efectuar las tareas que el Jefe del Archivo o el
Archivero estimen conveniente delegar en él, de manera
temporal o permanente.
CAPÍTULO III
DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
Artículo 8. La gestión documental es el conjunto de las
operaciones y técnicas relativas a la concepción, el desarrollo,
la aplicación y evaluación de los sistemas necesarios para
garantizar la máxima eficacia en el manejo de los documentos,
desde el momento de su creación o recepción hasta su
transferencia, eliminación o conservación en el Archivo
Histórico.
El sistema de gestión documental se fundamenta en la
aplicación del cuadro de clasificación de la documentación
municipal y en la normalización de los documentos y de sus
continentes, desde el momento de la creación o recepción de
dichos documentos. El sistema de gestión documental ha de
garantizar el seguimiento y la localización de cualquier
documento a lo largo de todo el circuito de actuación
administrativa, así como las condiciones de transferencia,
conservación y acceso de cada uno.
Artículo 9. Los archivos de gestión
1. Los archivos de gestión tendrán en su poder los
documentos recibidos o generados por el órgano en el que
están integrados y sus órganos subordinados, mientras dure la
tramitación de los asuntos a los que se refieren y durante los
cinco años siguientes a la conclusión de ésta, a no ser que
problemas de espacio aconsejen la transferencia al Archivo
administrativo antes de tiempo.
2. No obstante lo anterior, el archivero podrá proponer la
conservación en los archivos de gestión más tiempo del
previsto, de documentos cuya permanencia junto a la oficina
sea aconsejable, por ser objeto de frecuentes consultas o por
cualquier otro motivo justificado.
3. La documentación que se encuentre en la situación a
que hace referencia el párrafo anterior, se considerará
integrada en la etapa archivística que le corresponda y
sometida, por tanto, al pleno control del Archivo administrativo.
4. La conservación y custodia de los documentos
existentes en los archivos de gestión, será responsabilidad de
los jefes de las unidades administrativas de las que forman
parte.
5. Para la clasificación y ordenación de los documentos y
demás aspectos técnicos archivísticos, se observarán tanto las
directrices de carácter general como las prescripciones del
Servicio de Archivo Municipal, el cual podrá comprobar su
aplicación.
6. La utilización y consulta de la documentación de los
archivos de gestión por parte de las Administraciones Públicas
y de los ciudadanos, cuando legalmente proceda, habrá de ser
autorizada por el jefe de la unidad administrativa de la que
forma parte el archivo.
7. El Servicio de Archivo Municipal elaborará las normas
de organización y descripción de las series documentales
conservadas en las oficinas de las distintas dependencias
municipales. Estas normas deben ser aprobadas por el órgano
municipal que corresponda.
8. El Servicio de Archivo Municipal facilitará la formación
en técnicas archivísticas al personal administrativo encargado
de los archivos de gestión.
Artículo 10. Transferencias
1. Las oficinas municipales remitirán al Archivo
administrativo los expedientes y documentos a que hace
referencia el artículo 9.1. Los documentos irán acompañados
de la correspondiente relación y ésta se enviará sobre el
soporte que determine el Servicio de Archivo Municipal. Una
vez comprobada la documentación en el Archivo
administrativo, se firmará por el jefe del Archivo y por el
responsable de la oficina remitente la relación de los
documentos efectivamente recibidos.
2. Los envíos se efectuarán con la periodicidad y en las
condiciones que establezca el Servicio de Archivo Municipal.
3. Los expedientes se transferirán en buen estado,
ordenados y foliados, sin duplicados ni fotocopias inútiles.
4. Los ingresos extraordinarios de documentos en el
Archivo Municipal, ya sea por donación o legado, requerirán el
acuerdo formal del órgano municipal competente. En cualquier
caso se dará cuenta al Pleno del Ayuntamiento.
Artículo 11. Archivo administrativo
1. El Archivo administrativo es el órgano unitario de
custodia de toda la documentación municipal proveniente de
los archivos de gestión, una vez transcurridos los cinco años
que establece el artículo 9.1.
2. El Archivo administrativo actuará de archivo central e
intermedio. En su calidad de archivo central conservará la
documentación desde los cinco a los quince años. En esta
fase la documentación quedará sometida a tareas técnicas de
clasificación, homogeneización de soportes, eliminación de
copias innecesarias, etc. Como archivo intermedio conservará
los documentos desde los 16 a los 30 años, y durante esta
fase se les aplicarán las tareas técnicas de selección y
expurgo, con el fin de eliminar, de acuerdo con las normas
vigentes, aquellos que hayan perdido completamente su
vigencia administrativa y no tengan un valor histórico que
aconseje su conservación permanente.
3. Los documentos recibidos en el Archivo administrativo,
serán objeto de todas las operaciones técnicas precisas para
su descripción e instalación.
Artículo 12. Archivo histórico
1. El Archivo histórico tendrá como misión conservar,
debidamente organizada, la documentación de más de treinta
años de antigüedad, una vez establecido, durante la fase de
archivo intermedio, su valor histórico permanente.
2. Asimismo se conservará en el Archivo histórico la
documentación procedente del patrimonio documental del
término municipal y, en general, la que haya sido cedida por
cualquier entidad o persona ajena al Ayuntamiento o adquirida
por éste, que tenga un valor histórico reconocido.
3. El Archivo contará, en su biblioteca auxiliar, con un
fondo lo más completo posible de publicaciones relacionadas
con la historia de la ciudad.
CAPÍTULO IV
DE LA SELECCIÓN Y EL EXPURGO
Artículo 13.1. El Servicio de Archivo Municipal elaborará
unas normas de selección y expurgo, con el fin de evitar la
proliferación de duplicados, minutas, circulares repetidas,
fotocopias y otros documentos auxiliares en los archivos de
gestión.
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2. La selección de documentos originales para su
conservación o eliminación en el Archivo municipal, se
realizará mediante aprobación del Pleno del Ayuntamiento a
propuesta del Servicio de Archivo Municipal y tras el informe
pertinente de la comisión de selección y expurgo.
En cualquier caso, corresponderá a la Consejería de
Cultura y Educación de la Comunidad Autónoma establecer
reglamentariamente, en conexión con la Comisión Superior
calificadora de Documentos Administrativos del Estado, el
procedimiento para determinar los documentos que deban ser
o no objeto de expurgo.
En tanto no se determine dicho procedimiento, la
destrucción de cualquier documento público custodiado por el
Sistema de Archivo Municipal, deberá contar con la previa
autorización de la Consejería de Cultura y Educación.
Artículo 14. Comisión de selección y expurgo
1. Se creará una Comisión de Selección y Expurgo,
órgano colegiado interdisciplinar, encargada de analizar los
tipos documentales que genera la Administración del
Ayuntamiento de Cartagena, para establecer los que deben
conservarse y los que pueden eliminarse.
2. Los acuerdos de la comisión tendrán un carácter
informativo y de propuesta.
3. Las funciones de la comisión serán:
a) Analizar la documentación tramitada en el
Ayuntamiento, delimitando los tipos y las series documentales
y valorando éstas para determinar su valor informativo,
administrativo, legal e histórico.
b) Establecer los plazos de transferencia de los archivos
de gestión al Archivo administrativo.
c) Establecer los plazos de acceso restringido para la
documentación de carácter reservado.
d) Definir el procedimiento al que habrá de someterse la
tramitación de las propuestas de selección y expurgo
formuladas por los jefes de las dependencias administrativas,
así como los medios de ejecución material de la eliminación.
e) Elaborar recomendaciones e instrucciones para la
realización de las tareas relacionadas con el proceso de
selección y expurgo y asegurar la colaboración de las unidades
administrativas.
f) Elaborar un Manual de documentación municipal que
permita relacionar todos los tipos documentales, sus
características y los términos de conservación.
4. Los miembros que integran la comisión serán:
-Presidente: El alcalde o, en su lugar, el concejal
delegado del área de la que dependa el Servicio de Archivo
Municipal.
-Secretario: el jefe del Archivo
-Vocales:
-El archivero
-El responsable de los archivos de gestión.
-Un técnico designado por el área de Interior.
-El Secretario General del Ayuntamiento o funcionario en
quien delegue.
-Dos doctores o licenciados en Historia contemporánea,
designados por el Alcalde.
-De manera sucesiva, los jefes de las distintas
dependencias municipales cuya documentación vaya a ser
analizada.
5. La comisión se reunirá como mínimo una vez al año y
en la primera reunión se establecerá el método de trabajo.
6. Toda iniciativa encaminada al expurgo de documentos
originales en los archivos de gestión, habrá de ser comunicada
previamente al Servicio de Archivo Municipal, el cual adoptará
las prevenciones que en cada caso considere necesarias.
CAPÍTULO V
DE LA CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
Artículo 15. 1. El local del Archivo municipal constará de
las siguientes zonas diferenciadas: zona de trabajo con
despachos, sala de consulta, sala de investigación y zona de
depósito.
2. Las instalaciones deberán cumplir las normas técnicas
precisas que garanticen la conservación y seguridad de los
fondos frente a los factores degradantes de cualquier origen.
Artículo 16. 1. Para garantizar la conservación del
soporte y de la información de los documentos, el Servicio de
Archivo Municipal propondrá la utilización de materiales
(papeles, sistemas de impresión, unidades de instalación, etc)
y sistemas de protección adecuados (copias de seguridad,
microfilmaciones, grabaciones, etc). Siempre que sea posible
se reproducirá, mediante el sistema que el Servicio de Archivo
estime más conveniente, aquellos documentos que, por su
naturaleza o estado de conservación, hagan recomendable el
uso restringido del original.
2. En caso de detectarse procesos de deterioro o
degradación de la documentación, el Servicio de Archivo
Municipal tomará las medidas necesarias. Si la restauración de
un documento exige sacarlo de las dependencias municipales,
el traslado deberán autorizarlo los órganos competentes,
previo informe preceptivo del archivero.
CAPÍTULO VI
DEL ACCESO A LOS DOCUMENTOS
Artículo 17. Acceso
1. Los documentos custodiados por el Servicio de Archivo
Municipal se dividen, atendiendo a la información que
contienen, en documentos de libre acceso y documentos de
acceso restringido.
2. Documentos de libre acceso: se consideran de libre
acceso todos aquellos documentos que se correspondan a
procedimientos terminados y que no contengan datos que
afecten a la seguridad o defensa del Estado, la averiguación
de los delitos o la intimidad de las personas.
3. Documentos de acceso restringido: Se consideran
documentos de acceso restringido los que contienen datos que
pueden afectar a la intimidad de las personas, a la seguridad o
defensa del Estado o a la averiguación de los delitos.
4. En el caso de los documentos de acceso restringido,
éste queda reservado a los titulares y a los funcionarios o
miembros de la Corporación que intervengan en la
tramitación de los documentos o deban conocerlos por entrar
en el ámbito de sus competencias.
5. El acceso a los expedientes de carácter nominativo
que no contengan regularmente otros datos que afecten a la
intimidad de las personas, podrá ser ejercido, además de por
el titular, por terceros que acrediten interés legítimo y directo.
El acceso por parte de las oficinas y miembros de la
Corporación será libre, siempre que se haga en el ejercicio de
sus competencias.
En el supuesto de que algún expediente encuadrado en
este apartado contenga documentos que puedan afectar a la
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intimidad de las personas, éstos deberán retirarse antes de ser
mostrado a terceros.
6. Los documentos que contengan datos que afecten a la
intimidad de las personas, podrán consultarse libremente
cuando hayan transcurrido 25 años desde la fecha de la
muerte de éstas. Si esta fecha no fuera conocida, deberán
haber pasado 50 años desde la fecha de creación del
documento para poder acceder libremente a él. Salvado este
caso, cualquier documento de más de 30 años, conservado en
el Archivo Histórico, puede ser libremente consultado.
7. En todos los casos, el acceso a los documentos puede
ser denegado, mediante resolución motivada del órgano
competente, cuando prevalezcan razones de interés público,
por intereses de terceros más dignos de protección o cuando
así lo disponga la Ley
Artículo 18. Préstamo interno
1. Los documentos del Archivo Municipal podrán
consultarse en las mismas dependencias del Servicio de
Archivo Municipal o, mediante el servicio de préstamo, en las
oficinas por los funcionarios o los miembros de la Corporación.
Esta consulta se hará en los términos establecidos en la
legislación de carácter general, en el Reglamento Orgánico
Municipal y en este Reglamento.
2. El procedimiento de préstamo se hará mediante la
cumplimentación de una Hoja de Préstamo. Cada oficina
tendrá acceso a los documentos enviados por ella misma y a
los de libre acceso. Para el acceso a los documentos enviados
por otra oficina, la solicitud debe cursarse a través de la oficina
productora.
3. Los miembros de la Corporación pueden acceder a los
documentos mediante consulta en el propio Archivo o
utilizando la modalidad de préstamo, siempre a través de la
oficina productora.
4. Los documentos prestados deberán devolverse al
Archivo en el plazo máximo de tres meses, y en el mismo
estado en que salieron. Sólo en casos excepcionales podrá
ampliarse este plazo, previa petición razonada al Servicio de
Archivo Municipal.
Semestralmente el Archivero informará al órgano de
gobierno correspondiente sobre las infracciones realizadas en
este sentido.
5. Los expedientes, libros o documentos del Archivo
Municipal no podrán salir de las dependencias municipales,
salvo en los siguientes casos:
a) Cuando sean requeridos por los Tribunales de Justicia.
b) Cuando se acuerde su reproducción a través de
microformas, disco óptico o cualquier otro sistema convenido.
c) Para ser encuadernados cuando el formato del
documento lo requiera.
d) Para ser sometidos a procesos de restauración.
e) Para la realización de exposiciones.
En todos los casos se adoptarán las medidas necesarias
para garantizar la seguridad y la adecuada conservación de los
documentos, así como el reintegro de los mismos.
6. De todo documento original remitido a los Tribunales
de Justicia o a un Organismo Público se dejará fotocopia o
copia autorizada en el Archivo.
7. La documentación de más de 30 años queda excluida
del préstamo y deberá consultarse en el Archivo Municipal.
Artículo 19. Préstamo externo
1. Sólo se podrá solicitar el préstamo temporal de
documentos para la difusión del patrimonio documental, para
exposiciones u otra forma de divulgación cultural, con las
siguientes condiciones:
a) Las solicitudes de préstamo se formularán por escrito,
con indicación clara de los documentos solicitados, del nombre
del responsable de los traslados, custodia y devolución de la
documentación y del tiempo que estará fuera. La resolución
del órgano competente, previo informe del archivero, se
comunicará por escrito.
b) Si el estado de conservación lo aconseja, el Servicio
de Archivo Municipal encargará reproducciones de la
documentación solicitada por cuenta del solicitante.
c) Antes de entregar la documentación se hará una copia
de seguridad por cuenta del solicitante.
d) Los gastos de embalaje, transporte, etc., irán por
cuenta del solicitante.
e) El solicitante asegurará la documentación contra todo
riesgo. Si se solicita una prórroga del tiempo de exposición, se
ampliará en la misma medida el plazo de la póliza.
f) Se exigirán las condiciones de conservación y sistemas
de seguridad adecuados y se prohibirá utilizar cualquier
sistema de fijación (cintas adhesivas, grapas, chinchetas, etc.)
que pueda perjudicar al documento.
g) Se prohíbe efectuar cualquier tipo de copia de los
documentos expuestos sin autorización expresa del Servicio
de Archivo Municipal.
Artículo 20. Consulta por los ciudadanos de la
documentación del Archivo Municipal
1. La Administración municipal garantizará el acceso de
los ciudadanos a la documentación depositada en el Archivo
Municipal, sin perjuicio de las restricciones definidas en la Ley
o de las que se establezcan por razones de conservación.
2. La consulta de la documentación histórica (de más de
30 años) por parte del público se realizará mediante una ficha
que se rellenará en el propio Archivo.
3. La consulta de la documentación de menos de 30
años, se efectuará con las condiciones expresadas en el art.
17 y después de rellenar la correspondiente ficha. En el
supuesto de que se pretenda consultar un documento de
carácter nominativo, no siendo el solicitante titular del mismo,
deberá presentar, algún documento acreditativo de su interés
legítimo en la consulta.
Cuando los documentos del Archivo hayan sido
microfilmados o procesados en disco óptico o cualquier otro
sistema de reproducción, la consulta se hará, preferentemente,
sobre estos soportes con el fin de preservar los originales.
4. El acceso a libros de consulta, revistas, boletines
informativos, catálogos, folletos, impresos y Boletines
Oficiales, será libre. El ciudadano acudirá directamente al
Archivo Municipal donde se le facilitará el acceso a esa
documentación, así como las copias que desee, sin más
trámite que la cumplimentación de una hoja de consulta que el
archivo conservará a efectos estadísticos.
5. No se permitirá la consulta de la documentación a
menores de 18 años, a no ser que vayan acompañados de un
mayor de edad.
6. No podrá consultarse más de un documento a la vez y
no se permitirá a más de una persona consultar el mismo
documento simultáneamente.
7. No se permite apoyar en el documento el papel sobre
el que se escribe.
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8. Las personas que deterioren algún documento u otro
objeto tendrán que indemnizar al Servicio de Archivo Municipal
por los daños causados, de acuerdo con la valoración que se
haga, previo informe del Archivero Municipal, sin perjuicio de
las responsabilidades que se puedan derivar de la actuación
de dichas personas.
Artículo 21. Acceso por parte de los Investigadores
1. Cuando los solicitantes de documentación sean
investigadores que acrediten un interés histórico, científico o
cultural relevante podrán realizar petición genérica sobre una
materia o conjunto de materias.
2. Los investigadores tendrán libre acceso a todos los
documentos que se conservan en el Archivo Municipal con el
fin de completar sus investigaciones cuantitativas en las que
no vaya a hacerse mención de los datos cualitativos de las
personas afectadas, y previo compromiso por escrito de que
garantizará debidamente la intimidad de las personas.
El acceso a estos documentos restringidos se hará
mediante carta de presentación de una universidad o entidad
de reconocido prestigio, tras la autorización del órgano
municipal competente.
3. El investigador se comprometerá, a entregar copia al
Archivo Municipal de la publicación que resulte de sus
investigaciones.
Artículo 22. Reproducción de los documentos
1. Los ciudadanos tienen derecho a que se les faciliten
copias de los documentos que se custodian en el Archivo
Histórico, previo pago de las tasas correspondientes que están
aprobadas para tal caso en la Ordenanza Reguladora de los
Precios Públicos. Las copias de los documentos del Archivo
Administrativo, deberán solicitarse en las oficinas que los han
generado, las cuales la solicitarán por escrito al Servicio de
Archivo Municipal.
2. El Servicio de Archivo Municipal establecerá el medio
más adecuado para proceder a la reproducción, según las
características físicas del documento. En casos excepcionales
podrá permitirse que profesionales designados por el Servicio
de Archivo Municipal puedan efectuar la reproducción fuera de
las dependencias del servicio.
3. Como norma general, el Servicio de Archivo Municipal
sólo hará fotocopias de los documentos que no estén
encuadernados y siempre que la reproducción no repercuta
negativamente en su estado de conservación. El Servicio de
Archivo ofrecerá medios de reproducción alternativos, en la
medida de sus posibilidades.
4. En el caso de utilización de reproducción de
documentos del Archivo Municipal para editarlos o difundirlos
públicamente, se hará constar obligatoriamente la
procedencia. Cuando se trate de reproducciones de imágenes,
también se deberá consignar el nombre del autor, sin perjuicio
de otras obligaciones que se puedan establecer con el Servicio
de Archivo Municipal o que se puedan derivar de la
reproducción en cuanto a derechos de autor.
5. Cuando se trate de documentación reproducida
fotográficamente, el Servicio de Archivo Municipal cederá la
reproducción en concepto de alquiler de la imagen y para un
sólo uso y edición. Cualquier reedición deberá obtener un
nuevo permiso de reproducción.
6. De toda edición, ya sea de libros, carteles, vídeos u
otros productos, en la que se utilicen reproducciones de
documentos del Archivo Municipal, se deberá entregar un
ejemplar al Servicio de Archivo Municipal, antes de la
comercialización de la publicación, para ser incorporado al
fondo de la Biblioteca Auxiliar del Archivo.
7. El Ayuntamiento se reserva el derecho de emprender
acciones legales contra las personas que incumplan las
condiciones establecidas en estas normas.
NORMAS DE FUNCIONAMIENTO DE LA BIBLIOTECA
AUXILIAR DEL ARCHIVO MUNICIPAL
1. La Biblioteca Auxiliar del Archivo depende
orgánicamente del Archivo Municipal de Cartagena y comparte
con él las instalaciones y el personal. Es de carácter público y
está abierta, con la limitaciones que más adelante se
especifican, a todos los ciudadanos de forma gratuita. El
horario de apertura estará expuesto en lugar visible y se hará
público con la suficiente antelación.
2. La Biblioteca Auxiliar del Archivo pretende ser un
instrumento para la investigación y el estudio de las materias
reunidas en su fondo bibliográfico, que procede de la antigua
Biblioteca Municipal, la hemeroteca municipal, donaciones y
adquisiciones actuales. Este fondo está especializado en
temas locales y regionales y en historia en general y de la
Administración, en particular, contado con una sección de
libros antiguos. Asimismo puede consultarse en la sala de
lectura de la Biblioteca Auxiliar, el fondo del Centro de
Documentación del Ayuntamiento de Cartagena.
Las obras de esta biblioteca, por sus características
especiales, no pueden ser de acceso libre, por lo que el
usuario deberá rellenar una ficha con los datos de cada
documento que desee consultar, el cual le será servido por el
personal del Archivo.
3. Los usuarios sólo podrán servirse libremente y sin
solicitarlo previamente, de los libros de consulta situados en la
sala de lectura. Una vez utilizados, deberán devolverlos a su
lugar, si no se está seguro, se entregarán a cualquier miembro
del personal del Archivo.
4. Un volumen no puede ser usado por más de un lector
a la vez y los lectores deben consultar los libros de uno en uno.
En casos excepcionales se podrá autorizar a investigadores
acreditados, el manejo de varios volúmenes a la vez. Los
usuarios son responsables de las obras mientras las utilizan.
No se permitirá colocar sobre ellas el papel en el que se
escribe, doblar las hojas o escribir en ellas, aunque se
pretenda corregir errores evidentes.
5. Los bolsos, carteras, etc. deben entregarse al
responsable de la sala de lectura, que los depositará en un
lugar habilitado para tal efecto. No se permitirá la permanencia
en la sala de lectura a los estudiantes que no hagan uso de los
fondos de la biblioteca. Salvo a los investigadores acreditados
y autorizados por la Dirección, no se permitirá la entrada a la
sala de lectura con libros, apuntes, etc particulares.
6. La biblioteca ofrece a sus socios un servicio de
préstamo, del que están excluidos los siguientes documentos:
-Obras anteriores a 1940.
-Obras de consulta (diccionarios, enciclopedias, atlas, etc.)
-Publicaciones periódicas.
-Ejemplares de difícil reposición.
-Aquellas obras que, a juicio de la dirección no deban
salir de la biblioteca.
Las obras del Centro de Documentación sólo se
prestarán por un periodo de 7 días.
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Página 14048
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Lunes, 28 de diciembre de 1998
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Número 298
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BOLETÍN OFICIAL DE LA REGIÓN DE MURCIA
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7. Para hacer uso del servicio de préstamo, el lector
habrá de tener más de 14 años. Los lectores se deben inscribir
como socios, para lo cual han de adquirir un carné,
proporcionado por la biblioteca, que será de uso personal e
intransferible. Además de abonar los gastos de expedición del
carné, los interesados deberán proporcionar sus datos
personales y dos fotografías recientes, así como mostrar el
DNI. Cualquier alteración producida en estos datos debe ser
comunicada a la biblioteca.
La pérdida del carné obligará al usuario a solicitar por
escrito al Archivo Municipal una copia. El uso indebido de éste
supondrá su retención.
El carné tendrá validez indefinida.
8. En relación con el servicio de préstamo, los socios de
la biblioteca se agrupan de la siguiente forma:
-Menores de 18 años: podrán sacar en préstamo hasta
dos volúmenes a la vez durante una semana.
-Investigadores acreditados: podrán sacar en préstamo
hasta cuatro volúmenes durante 15 días.
-Resto de socios: podrán sacar en préstamo hasta dos
volúmenes durante 15 días.
Estos préstamos serán gratuitos, y podrán ser
prorrogados por dos periodos de igual duración al estipulado
en cada caso, siempre que se notifique al bibliotecario y el
documento prestado no esté solicitado por otro lector.
Se podrán hacer reservas de libros prestados o
expuestos en la vitrina de novedades. La reserva se
mantendrá hasta el día siguiente al de la notificación al
interesado de que la obra está disponible.
Cuando alguna obra sea muy solicitada, la biblioteca
podrá reducir la duración del préstamo a un fin de semana o,
incluso, suprimirlo. Asimismo, en casos excepcionales, podrá
autorizar el préstamo de un mayor número de obras de las
estipuladas para el grupo al que pertenezca un lector.
Si el lector no devuelve el libro el día señalado será
advertido para que lo haga inmediatamente y se verá excluido
del servicio de Préstamo durante un tiempo determinado por la
Dirección del Archivo y Biblioteca.
El usuario responderá de la pérdida o deterioro del
ejemplar recibido en préstamo, reponiéndolo a sus expensas o
abonando el importe.
9. El socio que desee una obra perteneciente a una
biblioteca especializada en los mismos temas, podrá solicitarlo
por escrito. La biblioteca Auxiliar del Archivo cursara la
solicitud e informará al lector en cuanto reciba la obra. Todos
los gastos que se deriven de este préstamo irán por cuenta del
usuario.
10. Se facilitará a los usuarios -respetando lo establecido
por la ley- copia de los impresos de su fondo, siempre que se
garantice la buena conservación de éstos. Los gastos correrán
por cuenta del solicitante.
11. La biblioteca admite cualquier sugerencia por parte
de los usuarios para la adquisición de nuevas obras, siempre
que éstas se consideren de interés general y se disponga de
dinero en el presupuesto.
12. La biblioteca aceptará aquellas donaciones que sean
de interés para ella. Una vez consumada la donación, la
biblioteca podrá disponer del nuevo fondo según estime
conveniente. Sólo en el caso de donaciones que tengan un
interés extraordinario para la biblioteca, podrá admitir ésta
algunas condiciones previamente pactadas con el donante.
13. El personal de la biblioteca informará a los lectores
sobre las obras que componen el fondo, los temas en los que
la biblioteca está especializada y el funcionamiento del centro.
Asimismo atenderá cualquier sugerencia sobre el
funcionamiento del servicio y las instalaciones.
14. Para el buen funcionamiento de la biblioteca, es
imprescindible guardar silencio y evitar molestias a los demás
lectores.
Por razones de seguridad e higiene, no se puede fumar ni
consumir alimentos o bebidas en el interior de la biblioteca.
El usuario se compromete a tratar con esmero las
instalaciones y a mantener buena conducta. Los desperfectos
ocasionados deberán ser abonados por sus causantes.
Las personas que no respeten las normas básicas de
convivencia serán excluidas temporalmente del uso de la
biblioteca y los reincidentes lo serán de forma definitiva.
15. El Archivo Municipal se reserva el ejercicio de
cuantas acciones estime oportunas para hacer cumplir estas
normas o para solucionar cualquier eventualidad no prevista
en ellas.
La aprobación de estas normas y cualquier modificación
que se introduzca en ellas, corresponde al Ayuntamiento de
Cartagena.
Cartagena, 26 de noviembre de 1998.-La Alcaldesa, P.D.
El Concejal de Cultura.